BudopassDein Dojo, ohne Zettelwirtschaft
Mitglieder, Anwesenheit, Grade, Kalender — im Browser auf dem großen Bildschirm oder in der Tasche mit der App, wenn du auf der Tatami stehst. Nicht „Wie viele Mitglieder habe ich?“, sondern: Was steht heute Abend an, was ist zu tun, wie läuft es?
Drei Fragen, keine Tabelle
Du öffnest es und siehst heute Abend (die Trainingseinheit, die gleich beginnt), was zu tun ist — mit Namen, nicht nur einer Zahl — und wie es läuft, eine Zeile pro Kurs. Rot heißt: darf nicht trainieren; Bernstein heißt: muss noch zahlen. Nie dieselbe Farbe.
„Mitgliedschaften: 2“ sagt, dass etwas ansteht. „Bianchi, Conti — die älteste seit 3 Tagen“ bringt dich zum Handeln.
- „Zustand des Dojos“: die durchschnittliche Anwesenheitsquote in einem Ring und die Zahlen des Zeitraums — heute anwesend, aktive Mitglieder, durchgeführte Trainingseinheiten, letzte Trainingseinheit. Den Zeitraum wählst du mit einem Tipp auf die Beschriftung: Saison, Kalenderjahr, letzte 12 Monate oder ein eigener Zeitraum. Er gilt für das ganze Dojo.
- „Schüler, die du im Blick behalten solltest“ nennt dir die Namen derer, die abdriften. Die zwei Schwellen legst du selbst fest, unter „Einstellungen der Organisation“: nach wie vielen versäumten Trainingseinheiten und unter welcher Anwesenheitsquote. „Nie“ schaltet die Meldung ab.
- Es zählt die Trainingseinheiten, nicht die Wochen: Ist das Dojo geschlossen oder das Mitglied in Pause, wird niemand für eine Abwesenheit gemeldet, die nicht seine ist.
Die Liste, die du filterst und sortierst
Alle Mitglieder in einer einzigen Liste. Du suchst nach Vor- oder Nachname, filterst, wer Aufmerksamkeit braucht, und sortierst, wie du es brauchst: nach Grad, nach Nachname oder nach Anwesenheitsquote — um sofort zu sehen, wer abdriftet.
- Grad, Anwesenheitsquote und Fristen in derselben Zeile
- In Rot, wer gesperrt ist, in Bernstein, wer noch zahlen muss
- Drei Filter mit einem Tipp: „Alle“, „Braucht Aufmerksamkeit“, „Ausgesetzt“
- Bei mehreren Disziplinen grenzt eine Schaltfläche pro Kunst die Liste ein
Alles über eine Person, in einer Kartei
Öffnest du ein Mitglied, liegt seine Geschichte geordnet vor dir: Mitgliedschaft und Fristen, ärztliches Attest, die Grade mit Datum und wer sie unterschrieben hat, Anwesenheit und Beiträge. Von hier verlängerst du Mitgliedsausweis und Beitrag und vergibst einen Grad.
Am Ende der Kartei die „Internen Notizen“: ein Tagebuch aus datierten, unterschriebenen Anmerkungen — Verletzungen, Absprachen zum Beitrag, technische Notizen — geteilt unter denen, die das Dojo verwalten. Der Schüler sieht sie nicht.
Eine Person, eine einzige Kartei
Wer in zwei Dojos trainiert oder mit der App kommt, nachdem du ihn schon aus dem Anmeldeblatt erfasst hattest, soll nicht doppelt in der Liste stehen. Budopass weist dich darauf hin und lässt dich entscheiden.
- „Verknüpfen“, kein Duplikat
- Es kommt eine Mitgliedschaftsanfrage von jemandem, den du schon in den Stammdaten hast: „Verknüpfen“ verbindet sie mit der vorhandenen Kartei. Die Daten deines Registers bleiben — Nummer des Mitgliedsausweises, Mitgliedscode, Eintrittsdatum.
- Daneben bleiben „Als neues Mitglied annehmen“ und „Ablehnen“, mit Grund und einer Notiz, die der Anfragende lesen kann.
- Zwei Karteien, eine Person
- Oben in der Mitgliederliste erscheint „Vielleicht dieselbe Person“, mit den beiden Geburtsdaten im Vergleich. Irrt sich Budopass, blendet „Nicht dieselbe Person“ den Hinweis für dieses Paar für immer aus.
- Man kann auch von Hand zusammenführen, in der Kartei: „Mit einer anderen Kartei zusammenführen“. Bevor du bestätigst, liest du in Zahlen, was übergeht — Anwesenheit, Grade, Attest, Notizen, Anmeldungen. Die Kartei, die bleibt, behält ihren Namen und ihren Mitgliedscode.
- Seine Daten behält er selbst
- Wer ein Konto hat, aktualisiert Stammdaten und ärztliches Attest selbst: In seiner Kartei liest du sie, du schreibst sie nicht neu. So überschreiben sich zwei Dojos nicht gegenseitig — es ist ja nur eine Person.
- Karteien ohne Konto pflegst weiterhin du, auch in der App.
- Eine Pause, ein Ende, ein Irrtum
- „Training aussetzen“ und „Training beenden“ fragen, ab welchem Tag: Von da an zählen die Trainingseinheiten nicht mehr als erwartet, und die Anwesenheitsquoten stimmen weiterhin. Die Pause lässt sich auch nur für einen einzelnen Kurs setzen.
- „Mitglied löschen“ ist etwas anderes: Es ist für jemanden, der nie bei euch war.
Ein QR-Code im Dojo, und das Register füllt sich
Das Dojo hat nur einen QR-Code, dauerhaft. Du druckst ihn als Plakat — ein A4-PDF, in der Sprache dessen, der es liest — und hängst ihn im Dojo auf. Oder du zeigst ihn auf dem Bildschirm, im Web oder in der App: Er gilt genauso.
Wer die App hat, scannt ihn und wird sofort erkannt; wer sie nicht hat, scannt ihn mit der Kamera und gibt seinen Mitgliedscode ein. Die Seite derer, die stempeln →
- Wann er offen ist: von 20 Minuten vor Beginn der Trainingseinheit bis 20 Minuten nach ihrem Ende. Stempeln kann, wer im Kurs dieser Trainingseinheit eingeschrieben ist
- Der Mitgliedscode: sechs Zeichen, für jedes Mitglied anders. Ihn braucht nur, wer ohne App stempelt; du findest ihn in seiner Kartei
- Jeder Check-in landet sofort im Register der Trainingseinheit
Du prüfst, statt Namen aufzurufen
Die Trainingseinheit öffnet sich schon gefüllt mit den Check-ins per QR-Code. Sie zeigt 10 von 14, nennt die Fehlenden und zeigt, woher jede Anwesenheit kommt — vom QR oder von Hand eingetragen. Auf die Frage „Wer fehlt?“ steht die Antwort schon da.
- Vor Beginn zeigt die Trainingseinheit schon drei Zahlen: wer gestempelt hat, wer „Ich bin dabei“ gesagt hat, wer „Ich bin nicht dabei“
- Wer nicht gestempelt hat, trägst du ein, und er bleibt „Manuell“. Wer versehentlich gestempelt hat, nimmt es selbst zurück, solange der Check-in offen ist
- Wer nicht dein Mitglied ist wird trotzdem eingetragen: „Anwesenheit hinzufügen“, du schreibst, wer es ist, und wenn er nur schnuppert, schaltest du „Probetraining“ ein. In der Mitgliederliste entsteht niemand
- Schreibt er sich später ein, überträgt „Anwesenheit zuweisen“ in seiner Kartei diese Abende auf ihn: Sie zählen in seiner Anwesenheitsquote
Der Monat, auf einen Blick
Das Monatsraster mit den Trainingseinheiten nach Status gefärbt — durchgeführte in Grün, geplante in der Akzentfarbe, die Schließtage gestrichelt. Du klickst auf einen Tag, und das Seitenpanel öffnet die Trainingseinheit: Uhrzeit, Halle, Erwartete, Status — und von dort gehst du ins Register. Eine Trainingseinheit legst du vom Tag aus mit dem ＋ an.
- „Trainingseinheiten erzeugen“, im Kurs: Du wählst von wann bis wann, und die Schließtage dieses Zeitraums werden übersprungen
- Ein Schließtag gilt für „Das ganze Dojo“ oder für „Nur einzelne Kurse“. Bevor du ihn anlegst, siehst du, wie viele Trainingseinheiten abgesagt werden und von welchem Kurs; die anderen Kurse bleiben unberührt
- Eine verschobene oder abgesagte Trainingseinheit benachrichtigt die Angemeldeten: mit der neuen und der alten Uhrzeit, mit Kurs und Tag
In der App wird derselbe Kalender zu einer scrollenden Agenda — die Oberfläche ändert die Form, nicht den Inhalt.
Mehrere Künste, ein Dojo
Unter „Einrichtung der Organisation“, bei „Disziplinen“, wählst du aus dem Katalog die Künste, die im Dojo trainiert werden: bis zu sechs. Von da an ist alles einer Kunst zugeordnet.
- Jeder Kurs hat seine Disziplin; in der Kartei des Mitglieds liest man Grade und Prüfungen Disziplin für Disziplin
- Jeder Meister unterschreibt nur die Künste, die du ihm zuweist, unter „Meister“ bei „Künste, für die er unterschreibt“
- Wer schon dein Mitglied ist, kann die Mitgliedschaft auch für eine weitere Disziplin beantragen
- Eine Disziplin lässt sich nicht entfernen, solange sie aktive Kurse hat
Brauchst du eine Disziplin, die nicht in der Liste steht? Frag bei Budopass an: Wir legen sie mit ihrem Kanji und ihrer Gradfolge an. Und manche Künste haben mehr als eine Folge: die Zweige →
Eine Disziplin, mehrere Gradfolgen
Manche Künste haben neben der Hauptfolge eine zweite: die Waffen im Aikido, das Ki im Ki Aikido, die Den im Jujutsu. In Budopass sind das Zweige: Du schaltest sie unter „Disziplinen“ ein, unterhalb der Disziplin, und jeder Kurs wählt, welchen er folgt. Ein Grad aus einem Zweig ändert den Gürtel nicht: Er steht neben dem Hauptgrad, mit eigenem Namen.
Disziplinen und Zweige lassen sich hinzufügen. Fehlt deine Kunst im Katalog, oder hat deine Schule eine Gradfolge, die es hier noch nicht gibt — auch nur für eure Organisation reserviert — schreib an info@budopass.app: Wir legen sie an, mit ihrem Zeichen und ihren Graden.
Die Grade so, wie ihr sie vergebt
Du vergibst einen Grad über die Kartei des Mitglieds: Die Stufe wählst du aus einem Blatt mit den Gürteln, bereits erreichte Stufen sind mit ihrem Datum ausgegraut, und die nächste ist schon vorgeschlagen. Dann der Prüfer, die Kommission, der Stempel.
- Zweige: Hat die Disziplin welche, wählst du den Grad aus derselben Liste, nach Zweig gruppiert. Die Zweige →
- Zwischengürtel: ein Ja oder Nein im Kurs, im Abschnitt „Grade“. Bei Nein werden sie denen nicht vorgeschlagen, die nur dort eingeschrieben sind; wer sie schon hat, behält sie
- Mehrere Stempel pro Meister: jeder mit seiner Bezeichnung und einer als Standard. Beim Unterschreiben wählst du, welchen du setzt; ein Meister ohne Stempel unterschreibt trotzdem
Die Qualifikationen, wie die Grade
„＋ Qualifikation vergeben“ in der Kartei des Mitglieds. Den Namen schreibst du, und beim Schreiben erscheinen die, die deine Organisation schon vergeben hat: So bleibt derselbe Titel für alle gleich geschrieben. Dann Datum, Ort, der Meister, der sie bescheinigt, und sein Stempel, optional.
„Anerkennungen und Bestätigungen“, mit Verlauf
Die Grade, Qualifikationen und Lehrgänge, die Mitglieder selbst erklären, landen in „Anerkennungen und Bestätigungen“. Was deine Organisation ausgestellt hat, erkennst du an; was eine andere ausgestellt hat, bestätigst du und bürgst dafür, den Beleg gesehen zu haben. Du entscheidest Eintrag für Eintrag und wählst den Meister, der unterschreibt; Ablehnen weist nur die Anfrage zurück – durchgefallen ist damit niemand. Im „Verlauf“ suchst du den Schüler nach Namen, und eine versehentlich gegebene Unterschrift widerrufst du unter Angabe des Grundes: Der Eintrag wird wieder „selbst erklärt“, und der Schüler wird benachrichtigt. Was jedes Wort bedeutet →
Ein von anderen ausgestellter Grad
Trägst du den Grad ein, den ein Mitglied anderswo erworben hat, zum Beispiel beim Verband, sagst du es: Du hakst „Von einer anderen Organisation ausgestellt“ an, und der Grad wird als „Bestätigt“ angelegt, mit deinem Stempel, aber mit dem Vermerk, wer ihn wirklich vergeben hat.
Du entscheidest, was erfasst wird
Mitgliedsausweise, Beiträge, Atteste: drei Schalter in „Einstellungen der Organisation“, bei „Was die Organisation erfasst“. Kümmert sich eine andere Stelle für dich um Ausweise und Zahlungen, schaltest du aus: Daten, Alarme und Spalten verschwinden aus der Verwaltung. Die Daten werden nicht gelöscht — schaltest du wieder ein, erscheinen sie wieder.
| Schalter | An | Bei Verlängerung |
|---|---|---|
| Ablauf der Mitgliedschaft | Mitgliedsausweise laufen ab, müssen verlängert werden und können abgelaufen sein. Ausweisnummer und Mitgliedschaft bleiben in jedem Fall. | Das Datum wird schon vom gewählten Modus vorgeschlagen — Kalenderjahr, Sportsaison, Verbandsjahr mit deinem Tag und Monat, 12 Monate ab Eintritt — und du kannst es immer ändern. |
| Beiträge | Verlängerung und Ablauf des Kursbeitrags und die Erinnerung für den, der nur teilweise gezahlt hat.
Beitrag fälligBeitrag unvollständig |
Du wählst, wie viele Monate dazukommen: Das neue Ablaufdatum ist schon ausgefüllt und änderbar. |
| Ärztliches Attest | Du siehst, wer keines hinterlegt hat, wer in den nächsten 30 Tagen abläuft, wer abgelaufen ist — in der Mitgliederliste, in der Kartei und im Dashboard.
Attest fehltAttest läuft abAttest abgelaufen |
Wer ein Konto hat, aktualisiert es selbst — Ablauf, Ausstellungsdatum, Typ — und das Dojo wird über die Änderung benachrichtigt. |
Wie ihr euch präsentiert
Jedes Dojo hat eine öffentliche Seite: Wer eine Organisation sucht, öffnet und liest sie, auch ohne Konto, bevor er die Mitgliedschaft beantragt. Was dort erscheint, entscheidest du.
- Logo, Titelbild, Beschreibung
- Du lädst sie in den „Einstellungen der Organisation“ hoch. Logo und Titelbild durchlaufen beim Hochladen eine automatische Prüfung und gehen sofort online, ohne auf eine Freigabe von Hand zu warten. Die Beschreibung ist der Text, den man auf der Seite liest.
- Die Meister
- Porträt, Name, Grad, die Künste, für die sie unterschreiben, „TL“ für den technischen Leiter. Die Biografie schreibst du im Formular des Meisters, und auf der Seite öffnet sie sich mit einem Tipp auf „Biografie“.
- Kurse und Zeiten, wenn du es willst
- Der Schalter „Kurse und Zeiten auf der öffentlichen Seite“ ist aus, bis du ihn einschaltest. Eingeschaltet zeigt die Seite die aktiven Kurse mit Tagen, Zeiten, Halle und Meister, nach Disziplin gruppiert. Eingeschriebene und Anwesenheit bleiben bei dir.
- Wo ihr seid
- Der Standort mit der genauen Position auf der Karte und der Wegbeschreibung.
- Die Datenschutzerklärung des Dojos
- Du lädst das PDF deiner Datenschutzerklärung in den Einstellungen der Organisation hoch: Wer die Mitgliedschaft beantragt, liest sie vor dem Absenden der Anfrage, und es bleibt vermerkt, welche Version er gelesen hat.
- Solange du sie nicht veröffentlicht hast, erinnert dich das „Zu erledigen“ im Dashboard daran.
- Die Nachrichten
- Was du veröffentlichst, erreicht deine Mitglieder und alle, die deiner Organisation folgen, auch ohne Mitglied zu sein.
Bring dein Dojo zu Budopass
Du registrierst dich wie alle, dann legst du deine Organisation an: Du gibst die Disziplinen, die Meister und die Kurse an. Für das Leiten braucht es kein anderes Konto: Die Rolle des Verwalters bekommst du mit der Freigabe, und sie gilt nur dort. Die Rolle gehört zum Kontext →
In dieser Pilotphase legt man ein Dojo an: Der Antrag wird geprüft, und wenn er genehmigt ist, wirst du sein Verwalter. Wer schon eines verwaltet, kann ein weiteres anlegen.
Ein Judo-Meister vergibt die Judo-Grade; der Verwalter kümmert sich um Mitglieder, Anwesenheit und Grade. Jeder hat seine Aufgabe.